Algemene voorwaarden

ARTIKEL 1 DEFINITIES

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder
2. Evenement: een wandelevenement dat jaarlijks wordt georganiseerd
3. Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisatie toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het evenement
4. Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan het
Evenement
5. Organisatie: Wandel Vierdaagse Meerhoven, onderdeel van Stichting Meerhoven24, ingeschreven bij de KvK onder nummer:
6. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst

ARTIKEL 2 DEELNAME

1. Deelname aan het evenement is uitsluitend mogelijk voor een natuurlijke persoon.
2. De deelnemer mag aan het evenement slechts deelnemen indien hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, indien het inschrijfgeld volledig is voldaan en indien de deelnemer akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden. De organisatie behoudt het recht te allen tijde inschrijvingen met vals ingevulde persoonlijke gegevens te verwijderen
3. De deelname aan het evenement geschiedt door de deelnemer persoonlijk. Het is dus niet toegestaan een ander in plaats van de deelnemer aan het evenement deel te laten nemen
4. Het overdragen van een overeenkomst aan een derde is mogelijk na toestemming van de organisatie
5. Indien een deelnemer is verhinderd aan het evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd.
6. De deelnemer verplicht zich bij inschrijving tot het betalen van het inschrijfgeld
inclusief bestelde extra’s, dit ongeacht daadwerkelijke deelname
8. De organisatie kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het
evenement voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. De
organisatie kan eveneens op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten de te lopen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats
9. Een besluit van de organisatie om het evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de deelnemer gemaakte kosten

ARTIKEL 3 AANSPRAKELIJKHEID

1. Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor
enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de
deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisatie toe te
rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden
2. Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de organisatie voor schade van de deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de organisatie tot vergoeding van die schade tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de organisatie ter zake van die schade uitkeert. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het evenement
3. De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede
gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist
4. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met
betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade
5. Sponsors van het evenement en de gemeente(n) en provincie waarin het
evenement plaatsvindt, zijn op dezelfde voet als de organisatie, uitgesloten van
aansprakelijkheid

ARTIKEL 4 PORTRETRECHT

Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisatie en haar partners voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is.

ARTIKEL 5 PERSOONSGEGEVENS (AVG)

Wat doen wij met jouw persoongegevens?
De organisatie van de Meerhoven wandel 4-daagse ontkomt er niet aan om persoonsgegevens te verwerken. Hoe anders kunnen we de deelnemers aan de Meerhoven wandel 4-daagse registreren en op het einde van de week zorgen dat ze hun verdiende beloning krijgen? Wij zijn altijd zorgvuldig omgegaan met de persoonsgegevens van deelnemers en hebben deze alleen gebruikt waar dat nodig was en zullen dit ook in de toekomst blijven doen. Daarbij vragen we niet meer gegevens op dan noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

Waar gebruiken we de persoonsgegevens voor?
De gegevens die deelnemers aan ons verstrekken worden gebruikt voor het realiseren van de inschrijving en de bijbehorende correspondentie. Tijdens de Meerhoven wandel 4-daagse worden de gegevens (gecodeerd tot een registratienummer) gebruikt om de startrecht informatie te verzamelen en te verwerken zodat duidelijk wordt of iemand op het einde van de week recht heeft op een medaille. In een volgend jaar wordt je e-mailadres eenmalig gebruikt om je te attenderen op de start van de inschrijving.

Worden persoonsgegevens gedeeld?
Ja, persoonsgegevens worden gedeeld. In sommige gevallen is dit geen actieve handeling, denk hierbij bijvoorbeeld aan een ICT- of softwarebedrijf dat nodig is voor de bedrijfsvoering. Met hen worden de gegevens niet gedeeld maar zij hebben wel toegang tot de gegevens. Met deze bedrijven en organisaties hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin beschreven wordt welke gegevens overgedragen worden, met welk doel de gegevens overgedragen worden en wanneer de gegevens vernietigd moeten worden. Voorop staat dat er nooit meer gegevens gedeeld worden dan noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.

Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met de media?
Nee, wij verstrekken nooit persoonsgegevens van onze deelnemers aan persvertegenwoordigers, behalve als zij daar expliciet toestemming voor hebben gegeven.
Een aantal deelnemers wordt door ons gekwalificeerd als ‘bijzondere deelnemer’, denk hierbij aan de oudste, jongste, bijzondere groep, bijzondere nationaliteit of iets anders waarin de media geïnteresseerd kunnen zijn. Met deze deelnemers wordt persoonlijk contact opgenomen om toestemming te vragen om hun gegevens (om welke gegevens het gaat wordt in de toestemming gespecificeerd) op aanvraag te delen met de media.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren de persoonsgegevens (en daaraan gekoppeld de deelnamegegevens) van iedere deelnemer die ooit ingeschreven heeft voor de Meerhoven wandel 4-daagse. Dit doen we om een goede administratie bij te houden om statistische gegevens te kunnen produceren. Alleen persoonsgegevens uit een actief jaar kunnen gedeeld worden, persoonsgegevens uit het verleden worden met niemand gedeeld.

Artikel 6: Algemeen

Plezier staat voorop. De organisatie verwacht dan ook dat iedereen respectvol wordt behandeld, zowel deelnemers, organisatie als overige vrijwilligers die helpen om het evenement te kunnen laten plaatsvinden

De organisatie maakt op diverse plaatsen gebruik van verkeersregelaars. De aanwijzingen van de verkeersregelaars dienen ten alle tijden te worden opgevolgd. Zij bewaken de veiligheid van de deelnemers.

Het evenement loopt door onze wijk en door de natuur. Wij verwachten van alle deelnemers dat zij respect hebben voor de omgeving en geen afval in de wijk of in de natuur achter zullen laten. Bewaar lege verpakkingen en gooi ze thuis weg.

EHBO: tijdens het evenement zijn er een EHBO’er en Bhv’ers aanwezig.
Er zal elke dag een hulpverlener meelopen tijdens de wandeling. Daarnaast is er tijdens het evenement altijd een BHV’er aanwezig bij de start/finish.
De hulpverleners zijn herkenbaar aan de gele hesjes.